3.2 Eckpfeiler Digitale Basisprozesse
In diesem Abschnitt geht es um die Digitalisierung der Prozesse. Ziel ist es, durchgängig elektronische Prozesse ausführen zu können. Vom Erstkontakt und der Antragstellung über die Bearbeitung bis zur Entscheidung und Gebührenabrechnung. Die Prozessschritte, die in direktem Kontakt zum Nutzer stehen werden im nächsten Kapitel „Eckpfeiler E-Governmentangebote“ behandelt. In diesem Kapitel geht es um die internen Verarbeitungsprozesse.
3.2.1 Elektronische Akte
Das Kernelement der elektronischen Prozesse liegt in der elektronischen Aktenführung.
Zieldefinition
Ziel 1: Die Verwaltungsakten sollen verwaltungsweit bis 2025 elektronisch geführt werden.[1]
[1] Weitere Informationen zu den technischen Hintergründen finden sich im gleichnamigen Anhang unter Abschnitt 3.2.1.
Maßnahmen
- Die elektronische Akte auf der Basis einzelner Organisationseinheiten oder bestimmter Prozesse wird schrittweise eingeführt. Eine Kompletteinführung zu einem bestimmten Stichtag wäre aufgrund ihrer Komplexität mit erheblichen Risiken verbunden, und die erforderliche Betreuung der Mitarbeitenden wäre nicht zu gewährleisten.
Umsetzung
Im Zuge der Umsetzung sind zwei Aktentypen grundsätzlich zu unterscheiden. Die Fallakten und die Sachakten. Die Fallakten haben den zahlenmäßig größten Anteil, sie beinhalten den Verwaltungsvorgang eines Einzelfalls. Die von der Verwaltung in diesen Fällen erzeugten Dokumente werden im Regelfall automatisiert aus einem Fachverfahren erzeugt. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird über eine Schnittstelle an die Fachsoftware gekoppelt und die Akten werden aus dem Fachverfahren geführt. Die elektronische Akte tritt für den Anwender in den Hintergrund und erscheint als Teil der Fachsoftware. Die Sachakten enthalten Informationen zu einem Thema oder einem Projekt. In diesen Fällen kommen die Anwender direkt mit dem DMS in Kontakt und die Akte wird genau wie eine Papierakte geführt.
Derzeit nutzen etwa 220 Beschäftigte in irgendeiner Weise das DMS. Zu einem großen Teil für Fallakten in Verbindung mit einer Fachsoftware; in einigen Bereichen auch für die Sachakten oder als Wiedervorlagesystem. Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung ist in der kompletten Kreisverwaltung umgesetzt. Das heißt, die in Papier eingehenden Rechnungen werden in der Poststelle gescannt und danach erfolgt die weitere Rechnungsabwicklung komplett elektronisch. Die elektronisch eingehenden Rechnungen werden dann natürlich ebenfalls elektronisch weiterverarbeitet.
Die Reihenfolge der Einführung der elektronischen Akte in den einzelnen Organisationsbereichen wird von vielen Einflussfaktoren bestimmt. Das können organisatorische oder prozessbedingte Faktoren sein. Weiterhin spielen technische Gründe wie die Einführung neuer Software eine Rolle oder einfach der fehlende Platz für die Papierakten. Wichtig sind natürlich auch die personellen Kapazitäten im Amt für Informationstechnik, welche die Umsetzungsmöglichkeiten begrenzen. Die elektronische Akte ist ein wesentlicher Faktor in allen Digitalisierungsprozessen und Voraussetzung für weitere Maßnahmen.
Ein aktuell großes Einzelprojekt ist die Einführung der elektronischen Akte im Jobcenter. Die Projektstruktur mit einer Lenkungs- und mehreren Arbeitsgruppen ist eingerichtet und ein externes Beratungsunternehmen beauftragt. Einige Grundsatzentscheidungen sind getroffen, und aktuell wird ein konkreter Umsetzungszeitplan erstellt. Die Einführung soll im Sommer 2019 abgeschlossen sein.
Eine Übersicht über die umgesetzten Projekte erfolgt im Kapitel „Bereits realisierte Maßnahmen“.
3.2.2 Prozessdigitalisierung
Die elektronische Akte ist ein wesentliches Kernelement der Digitalisierung aber nur der Wechsel von einer Papierakte zu einer elektronischen Akte bringt allein noch keinen Durchbruch.
Zieldefinition
Ziel 2: Die Verwaltungsprozesse sollen bis 2027 vollständig elektronisch bearbeitet werden.
Maßnahmen
- Überprüfung der wichtigen in der Picture-Datenbank[1] erfassten Prozesse auf ihre Digitalisierungsfähigkeit.
- Als erstes ist zu prüfen, ob einzelne Prozessschritte verzichtbar sind. Eventuell kann der Prozess so umgestaltet werden, dass der Schritt vermieden oder elektronisch ausgeführt werden kann.
- Im Fokus stehen die Prozessschritte, die einen Medienbruch erzeugen oder erfordern. An diesen Stellen liegen die Ansatzpunkte für die Digitalisierung der Prozesse.
- Prüfung des Schriftformerfordernisses[2]
- Soweit möglich, Abbildung der Prozesse (Workflows) im DMS oder der Fachsoftware
[1] Diese Datenbank enthält alle mit der Picture-Methode erfassten Verwaltungsprozesse. Sie wird vom Sachgebiet Organisation geführt.
[2] Siehe dazu auch die Ausführungen in Abschnitt 2.1.3
Umsetzung
Die Digitalisierung der Prozesse erfordert ein Umdenken und eine neue Herangehensweise. Bisher standen immer einzelne Teilbereiche, wie die Antragstellung, die Dokumentenverarbeitung bzw. die Bescheiderstellung im Vordergrund. Zukünftig ist der Gesamtprozess zu betrachten. Im Gegensatz zu früher ist das jetzt auch möglich, da die notwendigen Voraussetzungen gegeben sind, um den Gesamtprozess digital abzubilden.
Ziel sollte es daher sein, den jeweils betrachteten Prozess durchgängig zu digitalisieren. In der Praxis lässt sich das nicht immer realisieren. In diesen Fällen ist es ratsam, nicht zu warten bis ein Prozess vollständig elektronisch abgebildet werden kann. Oft führt auch schon die Einführung von Teilschritten zu deutlichen Effizienzvorteilen und Entlastungseffekten.
Ein gutes Beispiel ist die Nutzung der E-Post-Funktion. Hier werden ausgehende Schreiben des Kreises nicht innerhalb der Verwaltung ausgedruckt und versandt, sondern es wird ein elektronisches Dokument (pdf) erzeugt. Dieses wird elektronisch zum Dienstleister DHL übertragen, dort gedruckt, kuvertiert und weitertransportiert. Durch die Nutzung dieses Systems wird der Gesamtprozess nicht wesentlich verändert. Er trägt aber schon zu starker Entlastung von manueller Tätigkeit bei und hilft, die Dokumente für die elektronische Bearbeitung vorzubereiten. Der Dienst kann nur dort effizient genutzt werden, wo keine manuelle Unterschrift erforderlich ist. Das führt schon jetzt zur Prüfung des Unterschriftserfordernisses.
Aufgrund der begrenzten personellen Ressourcen in den Bereichen IT und Organisation können nicht alle Prozesse gleichzeitig angegangen werden. Einige vorbereitende Schritte können von den Fachämtern gleichwohl unabhängig und eigenständig durchgeführt werden. Dazu gehört die Identifikation der relevanten Prozesse, die Prüfung des Schriftformerfordernisses und ggfls. die Anpassung der Dokumentenvorlagen. Weiterhin sollten die Ordner- und Ablagestrukturen im Vorfeld auf ihre Konformität mit den KGST-Ablagestrukturen des DMS überprüft und angepasst werden.