5.4 Einbindung der Mitarbeitenden
5.4.1 Einbindung des Personalrats
Wie schon Anfang dieses Jahres begonnen, soll der Personalrat in regelmäßigen Abständen im Rahmen einer Personalratssitzung über den Stand und die Entwicklung des Gesamtprojekts und aktueller Einzelmaßnahmen informiert werden. Sofern bei größeren Einzelmaßnahmen Lenkungs- bzw. Arbeitsgruppen eingerichtet werden, so wird der Personalrat zur Mitarbeit in diesen Gruppen eingeladen. Die oben genannten Aktivitäten ersetzen nicht die im Einzelfall erforderlichen formellen Beteiligungen und Zustimmungen des Personalrats, sondern dienen im Wesentlichen einer Verbesserung der Kommunikation und der Vermeidung von Missverständnissen.
5.4.2 Einbindung der von einem Projekt betroffenen Beschäftigten
Die mit den Digitalisierungsprojekten einhergehenden Veränderungen sind in der Regel virtuell, das heißt, sie haben keine konkrete Gestalt und sind auch sonst nicht sinnlich erfahrbar. Folge ist oft nur eine diffuse Vorstellung davon, was auf einen zukommt. Das wiederum kann zu Vorbehalten und einer ablehnenden Haltung führen. Bei kleineren Projekten mit einer überschaubaren Anzahl von Mitarbeitenden hat die Erfahrung gezeigt, dass es sehr hilfreich ist, die Veränderungen möglichst frühzeitig praktisch erfahrbar zu machen. So ist es bei der Einführung der elektronischen Akte sehr hilfreich, den Betroffenen die Funktionsweise des Systems optimalerweise mit Akten aus dem eigenen Arbeitsbereich praktisch vorzuführen.
Das lässt sich bei größeren Maßnahmen wie die Einführung der E-Akte im Jobcenter zum Beispiel durch Informationsveranstaltungen realisieren. Die optimale Beteiligungsform für die Mitarbeitenden soll in Kürze mit der externen Projektleitung erarbeitet werden. Die dort gesammelten Erfahrungen werden sich dann auch auf andere Bereiche übertragen lassen. Die Gesamtheit der Beschäftigten sollte sicherlich mindestens einmal jährlich über die Projektentwicklung und die anstehenden Einzelmaßnahmen informiert werden. Das ginge entweder über Rundbrief, Flyer oder entsprechende Mitteilungen im Intranet. Ein bedeutender Faktor ist die innere Einstellung der Mitarbeitenden gegenüber Neuerungen. Werden eher die Chancen als die Risiken gesehen, so erleichtert das die Einführung neuer Arbeitsweisen erheblich.