Beispiel: Projektsteckbrief Einführung E-Akte Jobcenter

Projektname:

Einführung der elektronischen Akte im Jobcenter

Ziele und Nutzen des Projekts:

Das Ziel ist die vollständige elektronische Aktenführung im Jobcenter. Der Nutzen ist eine effizientere Fallbearbeitung durch die Nutzung von Workflows und den allg. Vorteilen der elektronischen Aktenführung. Beim Jobcenter gibt es insbesondere noch den Vorteil, dass der Transport der Akten zwischen den Anlaufstellen vermieden wird und alle berechtigten Stellen im Jobcenter gleichzeitigen Zugriff auf die Akten haben. Des Weiteren entfällt die Lagerung der Akten, was die Raumsituation im Jobcenter wesentlich verbessert. Nach Einführung müsste die vereinfachte Fallbearbeitung mittelfristig zu Einsparungen an Arbeitszeit führen

Gestaltungsmöglichkeiten des Kreises bei der Umsetzung des Projekts:

Für dieses Projekt gibt es keine Handlungsbeschränkungen durch externe Stellen oder gesetzliche Vorgaben. Der Kreis kann das Projekt eigenverantwortlich durchsetzen.

Erforderliche Projektstruktur/Organisation:

Aufgrund des Umfangs und der Komplexität des Projekts ist eine spezifische Projektstruktur erforderlich. Die Struktur besteht aus der Lenkungsgruppe und verschiedenen Arbeitsgruppen. Weiterhin ist eine externe Projektleitung erforderlich. Neben der Projektleitung sind auch externe Berater für die Workflowbildung (Picture) und die Einbindung in das Dokumentenmanagementsystem (Codia) notwendig.

Fallzahlen:

Es geht um die Fallakten von ca. 8.000 Bedarfsgemeinschaften sowie den jährlichen Zugang von Neufällen.

Kernprozess der Verwaltung:

Die Prozesse gehören sowohl aufgrund der Zahl der dort tätigen Mitarbeitenden als auch durch die dort bewegten finanziellen Ressourcen zu den wichtigsten Prozessen der Verwaltung.

Beteiligte Stellen oder Personen:

Intern:

• Die Dezernent/innen I und III
• Verschiedene Stellen und Mitarbeiter des Amtes 56
• Das Amt 12
• Das Sachgebiet Organisation aus dem Amt 10
• Der Personalrat
• Für Beschaffungsverfahren Amt 30 (ZVS) und Amt 14

Extern:

• Ein externes Beratungsunternehmen für die Projektleitung
• Die Fa. Picture für die Erstellung und die Optimierung der Prozesse
• Die Fa. Codia für die Integration in das Dokumentenmanagementsystem
• Die Fa. Lämmkom als Fachsoftwareanbieter
• Eventuell ein Dienstleistungsunternehmen für das Scannen von vorhandenen Akten

Komplettumsetzung des Projekts oder Teilprojekte über einen längeren Zeitraum:

Das Projekt wird grundsätzlich als Ganzes umgesetzt. Es ist noch zu klären, ob die Umstellung in den Produktivbetrieb zu verschiedenen Zeitpunkten erfolgen kann. Das sind dann aber nur kurze Zwischenzeiten von ein paar Wochen. Genaues muss noch der Projektzeitplan ergeben. Die Gesamtprojektzeit ist derzeit auf etwa 18 Monate festgelegt.

Rechtliche Voraussetzungen:

Spezifische Rechtsvorschriften, die eine Projektumsetzung verhindern und verzögern können, sind nicht vorhanden. Es gelten die allgemeinen Fristen zur Einführung der elektronischen Akte. Probleme mit dem Schriftformerfordernis gibt es hier zumindest im Bereich der Bescheiderstellung nicht. Im Jobcenter wird die E-Post für Ausgangspost schon seit einiger Zeit eingesetzt.

Technische Voraussetzungen:

Netzwerkausbau:

In diesem Projekt haben die Netzwerkanbindungen an die Anlaufstellen eine besondere Bedeutung. Die Anlaufstellen sind auf das Kreisgebiet verteilt und damit Außenstellen. Durch die Einführung der elektronischen Akte erhöht sich die zu übertragende Datenmenge erheblich. Der Ausbau der Netzwerkbandbreiten läuft schon seit zwei Jahren und die verschiedenen Anlaufstellen werden sukzessive über Richtfunkstrecken angebunden. Die Bandbreiten der Richtfunkstrecken reichen für die zu übertragenden Datenmengen im Zusammenhang mit der elektronischen Akte in jedem Fall aus. Durch den zeitlich parallel laufenden Ausbau der Netzwerkanbindungen ist diese Voraussetzung erfüllt.

Arbeitsplatzhardware:

Die aktuelle Arbeitsplatzhardware im Jobcenter wird in diesem Jahr (2018) durch aktuelle Hardware ersetzt. Dieser Austausch ist unabhängig von der Einführung der elektronischen Akte notwendig (Investitionsnummer: 18.12.001). Zusätzlich zum Austausch der Hardware werden die zusätzlichen Hardwarekomponenten installiert, die zum Betrieb der elektronischen Akte erforderlich sind. Das ist jeweils ein zweiter Monitor am Arbeitsplatz und der Austausch der Drucker durch Multifunktionsgeräte die auch über eine Scanfunktion für die eingehenden Papierdokumente verfügen (Investitionsnummer: 18.12.002).

Serverhardware und Speicherkapazitäten:

Der Speicherbedarf insbesondere für revisionssicheren Speicher wird durch die Einführung der elektronischen Akte erheblich wachsen. Nach bisherigem Kenntnisstand ist ausreichend Speicher vorhanden. Sofern zusätzliche Serverleistung benötigt wird, erfolgt die Finanzierung aus dem allgemeinen DMS-Projekt.

Software:

Eine neue Software wird nicht benötigt.

Lizenzen:

Die Lizensierung des DMS-Systems basiert auf dem Concurrent Use (gleichzeitige Nutzung) Prinzip. Der Lizenzpool muss deutlich ausgeweitet werden. Die Finanzierung erfolgt aus dem allgemeinen DMS-Projekt, da die Abgrenzung der Lizenzen auf einzelne Teilbereiche nicht möglich ist.

Schnittstellen:

Die erforderliche Schnittstelle zwischen der Lämmkom-Fachsoftware und dem Dokumentenmanagementsystem ist schon vorhanden.

Digitalisierung von Papierdokumenten:

Der Umfang der Digitalisierung von Altakten muss noch im Projektverlauf festgelegt werden. Zum Aufkommen von eingehenden Papierdokumenten wurden Voruntersuchungen zum Aufkommen und Eingangsweg durchgeführt.

Finanzielle und personelle Ressourcen:

Die geplanten Projektkosten betragen insgesamt: xxxxx €. Die Finanzierung der Projektkosten ist gesichert. Für die Projektlaufzeit wird zusätzliches Personal benötigt.

Zeithorizont:

Projektbeginn: 01.01.2018

geplantes Projektende:30.06.2019

Zwischenziele und Meilensteine:

Zwischenziele und Meilensteine werden im detaillierten Projektzeitplan festgelegt.

Auswirkungen auf die Wirtschaft:

Durch eine effizientere Fallbearbeitung bleibt mehr Zeit für eine Kernaufgabe des Jobcenters: Der Wirtschaft bedarfsgerecht Arbeitskräfte anbieten zu können.

Auswirkungen auf die Bürger:

Für die Kunden ergibt sich eine schnellere und qualitativ verbesserte Fallbearbeitung.