- Umfrage unter den Fachämtern mit dem Ziel, sowohl die für die Digitalisierung relevanten internen Prozesse als auch die wesentlichen Kontaktpunkte zur elektronischen Kommunikation mit Bürgern und Wirtschaft zu benennen
- Überprüfung des Schriftformerfordernisses in den Fachämtern jeweils für ihren fachlichen Bereich und ggfls. Anpassung der Dokumentvorlagen
- Abgleich der Ablage- und Ordnerstruktur und des Aktenplans mit den Vorgaben des DMS durch die Fachämter
- Identifikation der Nutzergruppen mit denen eine regelmäßige Kommunikation stattfindet (z.B. Architekten, Labore) und dem Angebot mit ihnen digital zu kommunizieren (z.B. über die virtuelle Poststelle oder De-Mail).
- Erstellung von Projektsteckbriefen für die relevanten Prozesse