5.2 Der Projektsteckbrief

Der Projektsteckbrief soll alle für die jeweilige Einzelmaßnahme relevanten Ziele, Randbedingungen und Ressourcen darstellen. Auf dieser Basis erfolgt die Priorisierung und Planung der konkreten Einzelmaßnahme^[1].

Die folgenden Fragestellungen sind für das Projekt zu klären:

• Was sind die Ziele und der Nutzen des Projekts?
  
  Es muss sich um ein operatives und konkret zu beschreibendes Ziel handeln. Möglicherweise hat das Projekt auch mehrere Ziele. (z.B. ein Ziel zur internen Prozessverbesserung und ein E-Governmentziel mit externer Außenwirkung). In diesem Fall sind die Ziele konkret zu beschreiben.
   
• Welche Gestaltungsmöglichkeiten hat der Kreis bei der Umsetzung des Projekts?
  
  Bei Projekten auf Bundes- oder Landesebene ist der Kreis ausführende Stelle und hat nur wenig Einfluss auf  Ausführung und Ablauf des Projekts. Andererseits ist z.B. die Realisierung der Onlinebuchung von Dienstwagen ein rein kreisinternes Projekt, das der Kreis in eigener Regie umsetzen kann.
   
• Welche Projektstruktur/Organisation ist erforderlich?
  • keine eigene Projektstruktur, es sind nur einige Fachleute erforderlich
  • eigene Projektstruktur, ggfls. mit Lenkungs- und Arbeitsgruppen
     
• Wie hoch sind die Fallzahlen? Geht es um Kernprozesse der Verwaltung oder um Sonder- und Einzelfälle?
   
• Was sind die im Prozess beteiligten Stellen oder Personen?
  • intern zu beteiligende Stellen
  • extern zu beteiligende Stellen
     
• Ist es ein Projekt, das als Ganzes umgesetzt werden kann oder in Teilschritten über einen längeren Zeitraum?
   
• Welche rechtlichen Voraussetzungen sind zu beachten?
  
  Beispielsweise die Frage, ob es eine gesetzliche Frist zur Umsetzung des Gesetzes gibt oder ob noch rechtliche Hinderungsgründe vorliegen, zum Beispiel in Form eines Schriftformerfordernisses.
   
• Welche technischen Vorrausetzungen sind zu beachten?
  
  Hardware, Software, Speicherkapazitäten, Netzwerkbandbreite, neue Fachsoftware, zusätzliche Lizenzen, Schnittstellen.
   
• Wie erfolgt die Digitalisierung von Papierdokumenten (Altakten)?
   
• Welche finanziellen und personellen Ressourcen werden für die Umsetzung des Projekts benötigt?
   
• Welchen Zeithorizont hat das Projekt, und gibt es einen definierten Fertigstellungszeitpunkt?
   
• Gibt es Meilensteine, an denen sich der Projektfortschritt festmachen lässt, oder  Zwischenziele, die schon eine teilweise Nutzung der digitalen Prozesse ermöglichen?
   
• Welche Auswirkungen hat das Projekt auf die Wirtschaft?
   
• Welche Auswirkungen hat das Projekt auf die Bürger?

---

[1] Siehe auch Beispielprojektsteckbrief für die Einführung der E-Akte im Jobcenter.