3.3 Eckpfeiler E-Governmentangebote
Das Internet eröffnete die Möglichkeit, auf breiter Basis über das Dienstleistungsangebot der Kreisverwaltung zu informieren. Inhalte orientierten sich in den Anfangsjahren des Internets an bestehenden Printmedien. Zur effizienten Pflege der Inhalte wurde bereits im Jahr 2001 das frei verfügbare Redaktionssystem TYPO3 eingesetzt. Somit war der Kreis Warendorf eine der ersten Verwaltungen weltweit, die dieses System eingesetzt hat. Intensive Kontakte zum Ersteller des Programms entwickelten sich.
Ein großer Schritt in Richtung moderner Verwaltung wurde mit dem „Virtuellen Kreishaus“ gemacht. Zentraler Ansatz war hierbei, die Nutzersicht in den Fokus der Anwendung zu setzen. Ausgehend vom Anliegen werden Dienstleistungen kurz und prägnant dargestellt. Hierzu gehört eine kurze Beschreibung der Dienstleistung, die Angabe von Ansprechpartnern, rechtlichen Rahmenbedingungen und die Einbindung von Formularen. In Zusammenarbeit mit der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster und der Datenzentrale citeq wurde das Programm O.S.I.R.I.S. im Jahre 2004 entwickelt. Basis des Programms ist auch hierbei das Redaktionssystem TYPO3. Nach Fertigstellung wurde es als Open-Source-Anwendung interessierten Verwaltungen zur Verfügung gestellt. Bereits in diesem Programm war der verwaltungsübergreifende Portalgedanke enthalten. Das mandantenfähige System ist in der Lage, Dienstleistungen der Kreisverwaltung in den Internetangeboten der Städte und Gemeinden darzustellen. Für diese Entwicklung wurde der Kreis bereits 2006 mit den Innovationspreis der NRW-Bank ausgezeichnet.
Die Anforderungen an E-Government-Anwendungen ändern sich fortlaufend. Um mit den Entwicklungen in Wirtschaft und Gesellschaft Schritt zu halten, muss auch das E-Government zu Veränderungen bereit sein. Länder wie Estland, Schweden und Österreich zeigen, wie eine moderne Verwaltung aussehen kann. Auch große Unternehmen sind Vorreiter für nutzerfreundliche Anwendungen. Das langfristige Ziel sollte lauten: Der Antrag ist entbehrlich. Die Verwaltung wird von sich aus tätig.
Nachfolgend werden insbesondere die Prozessschritte betrachtet, die in direktem Kontakt mit dem Nutzer stehen. Interne Prozesse werden unter „3.2 Eckpfeiler Digitale Basisprozesse“ behandelt.
3.3.1 Einheitliche und komfortable Gestaltung der Angebote
Zieldefinition
Ziel 1: Anwendungen werden in hoher Qualität, einheitlich und einfach zu bedienen sein. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die weitgehende Barrierefreiheit.
Maßnahmen
- Nutzung des Internet-Redaktionssystems durch alle Ämter
- Einsatz komfortabler Formulare
- Aktive Unterstützung der Nutzer
- Integration von Online-Verfahren der Kreisverwaltung in anderen Internetauftritten
Umsetzung
Informationen werden im Redaktionssystem erfasst. Nach entsprechenden Schulungen sollten alle Ämter in die Lage versetzt werden, ihre Inhalte selbstständig zu pflegen. Formulare ohne die Nutzung eines Formularservers zu erstellen und zu pflegen, ist in den meisten Fällen nicht wirtschaftlich. Aus diesem Grunde besteht bereits seit vielen Jahren die Möglichkeit, Formulare der Firma FormSolutions einzusetzen. Verknüpft sind diese mit entsprechenden Dienstleistungen im Virtuellen Kreishaus. Einige Formulare können nur ausgedruckt werden; andere sind im PDF-Anzeigeprogramm ausfüllbar. Ein Ausfüllen direkt am Bildschirm wird mittlerweile von einigen Systemen aus Sicherheitsgründen unterbunden. Auch die Darstellung passt sich nicht den unterschiedlichen Endgeräten (Handy, Tablet, PC) an; ist demnach nutzerunfreundlich.
Mittlerweile werden PDF-Formulare von FormSolutions durch nutzerfreundliche Assistenten abgelöst. Der Nutzer wird beim Ausfüllen der Formulare auf Basis von HTML5 interaktiv durch die Anwendung geführt. Zudem ist die Darstellung auf allen Endgeräten nutzerfreundlich. Die eingegebenen Daten mit einer guten Datenqualität können abschließend direkt an den Kreis Warendorf gesendet werden. Diese Formulare sollen zukünftig intensiv genutzt werden. Persönliche Hilfe sollte den Nutzern angeboten werden.
Erstmalig werden Antragsassistenten bei der Bestellung der Liegenschaftskarte und bei Reitkennzeichen eingesetzt.
Folgende Dienstleistungen könnten zeitnah folgen:
- Anmeldung zur Jägerprüfung
- Anmeldung zur Fischereiprüfung
- Termine zur Belehrung gemäß dem Infektionsschutzgesetz
- Sondernutzung von öffentlichen Verkehrsflächen
- Handwerkerparkausweis/Münsterlandgenehmigung
Dienstleistungen im Bereich KFZ-Zulassung und Bauantrag bedürfen einer umfangreichen Planung. In beiden Bereichen sind Teilschritte bereits umgesetzt. In Bezug auf das digitale Bauamt wurde der Kreis Warendorf vom Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-Westfalen in das Projekt „Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens“ aufgenommen. In dieser Projektgruppe sind außerdem die Städte Köln, Dortmund, Ennepetal und Xanten sowie der Kreis Gütersloh vertreten.
Firmen, die Fachsoftware erstellen, sollten sich auf ihre Kernkompetenz beschränken. Das Erstellen von Einzel-Portallösungen mit entsprechenden Internetanwendungen gehört in der Regel nicht hierzu.
Einige Online-Verfahren der Kreisverwaltung sind insbesondere für Städte und Gemeinden relevant. So sollen z.B. vermehrt Geo-Anwendungen des Kreises den Kommunen zur Integration in deren Internetauftritten bereitgestellt werden.
3.3.2 Zentrale Portale unterstützen
Den Nutzern ist oftmals nicht bekannt, welche Verwaltung für ihre Anliegen zuständig ist. Dienstleistungen des Kreises sollen in den Internetauftritten der Städte und Gemeinden aufgeführt werden. Sie sind oftmals erste Anlaufstelle für Bürger und Unternehmen. Zudem beteiligt sich der Kreis Warendorf an zentralen Portalen auf Bundes- und Landesebene.
Zieldefinition
Ziel 2: Die Dienstleistungen des Kreises sollen in die Internetauftritte der Städte und Gemeinden sowie in den Portalverbund auf Bundes- und Landesebene integriert werden.
Maßnahmen
- Ablösung des Virtuellen Kreishauses durch ein Serviceportal
- Unterstützung digitaler Bürgerportale aller Verwaltungsebenen
Umsetzung
Im Zusammenhang mit dem Online-Zugangsgesetz ist geplant, bundesweit über alle Verwaltungsebenen hinweg Dienstleistungen zu finden. Auch der Kreis Warendorf ist bestrebt, ein entsprechendes System (Gateway[1]) zu installieren.
Bestehenden Dienstleistungen sollen Nummern aus dem bundeseinheitlichen Leistungskatalog (LEIKA) zugeordnet werden. Somit können diese auch in anderen Portalen fachgerecht eingeordnet werden.
Das „Virtuelle Kreishaus“ O.S.I.R.I.S. bietet die Möglichkeit, Dienstleistungen des Kreises in den Internetauftritten der Städte und Gemeinden darzustellen. Mit dem neuen Anfrage- und Antragsmanagementsystem (sh. 3.3.3) wird dieser Ansatz fortgeführt und ausgebaut.
[1] Definition Gateway: Mit Gateway wird eine Hard- oder Softwarekomponente bezeichnet, die eine Verbindung zwischen zwei IT-Systemen herstellt.
3.3.3 Effizienter Workflow
Zieldefinition
Ziel 3: Angestrebt wird eine einheitliche Authentifizierung[1], d.h. der Nachweis und die Verifizierung der Nutzer-Identität, für Nutzer. Der gesamte Verfahrensablauf soll effizient und sicher erfolgen.
[1] Unter Authentifizierung versteht man den Nachweis und die Verifizierung der Nutzeridentität.
Maßnahmen
- Nutzung eines zentralen Authentifizierungsdienstes
- Integration der bestehenden Nutzerverwaltung für die Regelung der Nutzerrechte
- Mails unter Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur
- Einsatz von De-Mail
- Nutzung von Verschlüsselungsverfahren
- Einsatz eines Serviceportals (Anfrage- und Antragsmanagement)
- Nutzung zentraler Kommunikationsportale und Register
- Einbindung des Dokumentenmanagementsystem des Kreises als zentrales Workflowsystem
- Fachverfahren und E-Governmentanwendungen mit offenen Schnittstellen ausrüsten
- Online-Verfahren werden ergänzt über die Darstellung des Bearbeitungsstandes
- Nutzung von elektronischen Bezahldiensten
Umsetzung
Das „Virtuelle Kreishaus“ O.S.I.R.I.S. wird nicht aktiv weiterentwickelt. Aus Sicht der Bürger und Bürgerinnen sowie der Unternehmen ist es sinnvoll, ein einheitliches Anfrage- und Antragsmanagementsystem im Kreis Warendorf zu verwenden. Neben der Darstellung von Dienstleistungen können Nutzer sich im Portal mit einer Kennung anmelden, Anträge einreichen und sicher mit den Verwaltungen kommunizieren. Ob Gemeinde-, Stadt- oder Kreisdienstleistungen; der gesamte Workflow kann hierüber sicher abgewickelt werden. Diese Funktionalität geht weit über die Leistungsfähigkeit bestehender Internetauftritte hinaus.
Das Serviceportal NRW bietet sich für eine zentrale Authentifizierung an. Entsprechend der geforderten Sicherheitsstufe können unterschiedliche Anmeldevarianten genutzt werden (z.B. Benutzername/Passwort, eID). Zugriffsrechte werden über die zentrale Nutzerverwaltung des Kreises Warendorf festgelegt. So unterschiedlich die Nutzer sind, so unterschiedlich sind die Kommunikationswege. Im Mittelpunkt sollte auch hierbei die Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit stehen. Ansonsten werden diese nicht genutzt.
Eine normale E-Mail eignet sich nicht zur Übermittlung von Informationen mit sensiblem Inhalt. Die Verschlüsselung von Inhalten mit Standardverschlüsselungsverfahren (derzeit S/Mime[1] bzw. Mime/PGP) sollte in Betracht gezogen werden.
Angestrebt wird die Ergänzung des Servicekontos NRW um eine Postfachfunktion. Zu jedem Servicekonto gehört ein sicheres Postfach. Der Kreis soll auch die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur und der De-Mail bewerben.
Das Dokumentenmanagementsystem ist bereits in etlichen Verwaltungsbereichen im Einsatz. Beim Einsatz neuer E-Governmentverfahren ist die Unterstützung dieses Systems wichtig. Hierzu ist es erforderlich, dass die Hersteller der Fachsoftware offene Schnittstellen unterstützen. Prozesse sollten nach Möglichkeit medienbruchfrei angeboten werden. Zwischenlösungen sind jedoch auch möglich. Falls gewünscht, sollten Anwender die Möglichkeit erhalten, auf vorhandene Basisdaten zuzugreifen.
Um das Vorlegen von Nachweisen zu verringern ist die Nutzung zentraler Register sinnvoll. Ziel des Once-Only-Prinzips ist es, dass Nutzer bestimmte Standardinformationen den Verwaltungen nur noch einmal mitteilen müssen, da diese die Informationen untereinander austauschen. Auch antragslose Vorgänge können auf dieser Basis bearbeitet werden. Auf Bundes- und Landesebene sind hierfür noch entsprechende rechtliche Rahmenbedingungen zu schaffen. Zudem bedarf es der Zustimmung des Nutzers.
Im Bereich der elektronischen Bezahlung bestehen seit 2017 Verträge über die Nutzung von giropay, paydirekt und per Kreditkarte. Diese Zahlungsmöglichkeiten sollen zukünftig in großem Maße genutzt werden. Neue Online-Verfahren sollen, sofern Zahlungen erfolgen, um diese Zahlungsmöglichkeit ergänzt werden.
Die Zuständigkeit für die Fachdaten muss auch künftig beim Fachamt verbleiben. Ergänzt werden sollen diese um Geokoordinaten. Doppelerfassungen von Daten sollen vermieden werden.
Für eine Übergangsphase werden die klassischen Kommunikationswege weiterhin angeboten.
[1] Definition S/Mime und Mime/PGP: Standards für die Verschlüsselung und das Signieren von E-Mails durch ein hybrides Verschlüsselungssystem.